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わかりやすいプレゼン資料を作るために意識すべき5つのポイント

プレゼンテーション

得意先への営業や社内会議、学校の課題発表など、プレゼン資料を作成するスキルはいろいろな場面で必要になる。

しかし、いざ自分で資料を作成し発表してみると
「なんだかうまく伝わらない…」
「聞いてる人たちが納得してくれない」
「さっき説明したのに同じことを質問される…」
といった経験はないだろうか?

もしかしたらその資料に足りない要素はデザインかもしれない。
プレゼン資料では目的やターゲット、伝える内容がきちんと決まっていても資料のデザインの良し悪しで説得力が何倍も変わってくる。

逆にいえば、プレゼン資料を洗練されたデザインにすることで仕事の受注や社内の人たちへの説得に繋げることができる。

今日はデザインの観点から、初心者でも簡単にできる「わかりやすい資料を作るために意識すべき5つのポイント」を紹介する。

 

テキスト < 図や写真

資料デザインにおいて何よりも大切なのは「読ませるのではなく見せる」ことだ。
これはプレゼン資料に限らず、デザインの基本ルールと言える。

人間の脳は、文字を見た瞬間「読もう」という意識が働き多くのエネルギーを必要とする。すると脳にストレスがかかるため情報を取得しにくい状態となってしまう。

長時間学校の講義を聞いたことがある人はわかると思うが、スライドに文字ばかり書いてあると、集中力が持たず最後まできちんと話を聴くことが難しい。
伝えたいことが多いとスライドにたくさんの文字情報を詰めてしまいがちだが、一旦冷静になってスライドを見直してほしい。
もしかしたらそのスライドは書き手本位のデザインになっていないだろうか。

人間の脳が理解しやすいのは文字情報ではなく、視覚情報である。

以下の例を見てほしい。

3つの事業内容

スライドには文字ばかりが並んでおり、到底読む気になれない。
このようなスライドを見せられた方は読むことに意識が働いてしまい、話し手の言っていることが頭に入ってこないだろう。

これを修正すると、次のようになる。

3つの事業内容 修正後

伝えたい内容が図や写真で表現されているだけで、脳はスッと情報を取得し認識できる。

まずは、言葉ではなく図や写真で見せることができないか考えてみよう。

 

1スライド=1メッセージ

1スライド1メッセージ

「1つのスライドで伝えることは1つまで」これは資料デザインの鉄則だ。

言いたいことを何でもかんでもスライドに詰め込んでしまうと、聞き手は結局何が言いたかったのかわからなくなってしまう。

例えば、新聞紙の1面を相手に渡して

「記事の感想を教えて」

と伝えても、受け手はどの記事の感想をいえばいいのかわからず困ってしまう。

しかし、新聞の切り抜き記事を1つ渡してから頼めばしっかりと感想を聞き出すことができるだろう。

ここで一番言いたいことは何なのかを明確にしてからスライドを作ろう。

 

メッセージはとにかく短く、強く

情報はとにかく伝えやすい形に凝縮することが大切だ。

なぜなら余分な情報が多いと、その分読み手に負担がかかってしまうからだ。

伝えやすい形にする方法の一つに「体言止め」がある。

簡単な例は、

「プレゼン資料の作り方について」→「プレゼン資料の作り方」

とするなどが挙げられる。

こうすることにより、余分な情報が排除されキーワードが強調されるのだ。

体言止め 修正前

このスライドにある不要な情報を排除すると下のようになる。

体言止め 修正後

常に読み手に負担がかかっていないかを意識して、情報を伝わりやすい形に加工してあげよう。

 

同じグループの情報は近づける

こちらはデザインの基本原則「近接の原理」のことを指す。

人間は同じグループの情報をひとつの固まりとして認識する性質がある。

この性質を利用して、同じグループの情報を近づけ、違うグループの情報を離すことにより読み手が情報を認識しやすいようにする。

グルーピング 修正前

上のスライドを見てほしい。

パッと見て、どの文章がどの写真を説明しているの理解することが難しいのがわかるだろう。

これを近接の原理を利用してグルーピングしてあげると下のようになる。

グルーピング 修正後

対応し合う写真と説明文が近くにあるので、ひとつのグループだと認識し理解しやすくなっている。

このテクニックも意識的に使えるようにしよう。

 

1つの矢印で流れをビジュアル化

 

フローチャート図

仕事の手順や流れを図で表す際、矢印を何個も書くのではなく、一本の矢印を差し込むようにしよう。

これだけで資料をスマートに見せられるだけでなく、すっきりと見やすくなり全体の流れだとわかりやすくなる。

すごく単純で些細なことのように思えるが、その些細なポイントを意識するかしないかでデザインのイメージは大きく変わってくる。

それっぽく見せるテクニックがあるのなら積極的に使ってみよう。

 

ここまではデザイン初心者向けに大事なポイントを絞って説明してきた。

「わかりやすい資料」という観点ではここに載せた5つのポイントを実践するだけで十分だ。ぜひ1つでも実際に試してほしい。

もっと資料デザインについて勉強したいという方は以下の本がおすすめだ。

1000以上ものプレゼン資料を作ってきた森重湧太さんの著書で、デザインに詳しくない人でもすぐに実践できる方法が詰まっている。